사무실 옮기기 전에 확인할 것, 관내이전과 관외이전 본점이전등기 가이드

회사가 커지거나 임대 계약이 끝나서 사무실을 옮기게 되면, 이삿짐보다 먼저 챙겨야 할 것이 있습니다. 법인등기부에 적힌 본점 주소를 바꾸는 본점이전등기입니다. 이전 후 방치하면 과태료가 쌓이고 사업자등록과도 어긋나기 때문에 일정에 반드시 넣어 두어야 합니다.

본점이전등기는 같은 관할 안에서 옮기는지, 다른 관할로 넘어가는지에 따라 절차와 서류가 확연히 달라집니다. 처음에 구분을 잘못하면 서류를 다시 만들어야 할 수도 있으니, 이 글에서 두 가지 경우를 나란히 비교해 보세요.

관내이전과 관외이전의 차이

먼저 용어부터 정리하겠습니다. 관내이전은 같은 도시 안에서 본점을 옮기는 경우를 말하고, 관외이전은 다른 도시로 주소지를 옮기는 경우를 말합니다. 본점 사무실을 이전할 계획이라면 가장 먼저 어느 쪽인지 파악하고, 그에 맞춰 서류와 절차를 준비해야 합니다.

두 경우의 가장 큰 차이는 정관 변경의 유무입니다. 관내이전은 정관을 고칠 필요 없이 이사회 결의만 거치면 되므로 절차가 간편합니다. 관외이전은 법인등기부등본과 정관을 모두 변경해야 해서 단계가 더 많습니다. 새 주소가 어느 쪽에 해당하는지 애매하다면 관할 등기소에 문의해서 확인하세요.

이 구분은 행정구역을 기준으로 생각하면 쉽습니다. 같은 관할 안에서 옮기는 이전은 상대적으로 가볍게 끝나지만, 관할이 바뀌는 이전은 회사의 기본 규칙인 정관까지 손봐야 하므로 주주들의 동의 절차가 따라옵니다. 이전 일정을 잡을 때 이 차이를 감안해 결의 준비 기간을 넉넉하게 두는 것이 좋습니다.

구분	관내이전	관외이전
의미	같은 도시 안 이전	다른 도시로 이전
정관 변경	필요 없음	필요
결의	이사회	주주총회와 이사회
난이도	비교적 간편	단계가 많음

관내이전 절차 세 단계

관내이전의 흐름은 주소변경 결의, 등기소 접수, 사업자등록 정정 순서입니다. 정관을 바꾸지 않으니 이사회 결의로 충분합니다. 자본금이 10억 원 미만이라 이사회가 없는 법인이라면 대표이사의 본점이전 결의서가 이사회 의사록을 대신하고, 이 경우 공증은 필요하지 않습니다.

결의가 끝나면 필요서류를 갖춰 관할 등기소에 접수하거나 인터넷 등기소로 신청합니다. 법원에서 서류를 검토해 등기가 완료되기까지는 보통 5일에서 7일 정도 걸립니다. 등기가 끝난 뒤에는 관할 세무서 또는 홈택스에서 사업자등록 정정신고를 하면 마무리됩니다.

단계	내용
1	이사회 결의 또는 대표이사 결의서
2	관할 등기소 또는 인터넷 접수
3	등기 완료까지 약 5~7일
4	세무서나 홈택스에서 사업자등록 정정

관내이전 필요서류

이사가 두 명 이하인 소규모 법인과 이사가 세 명 이상인 법인은 준비물이 다릅니다. 소규모 법인은 대표이사의 결정서로 갈음하기 때문에 서류가 단출합니다. 이사가 세 명 이상이면 이사회 의사록과 이사 과반수의 인감 관련 서류가 필요합니다.

이사 2인 이하	이사 3인 이상
본점이전 결정서	이사회 의사록
법인인감도장	이사 과반수 인감도장, 인감증명서
본점이전신청서	법인도장, 법인인감증명서
법인등기부등본	본점이전신청서
-	법인등기부등본, 정관 사본

이사회 의사록을 만들 때는 이사 과반수의 인감 날인이 필요하므로 이사들의 일정부터 맞춰 두는 것이 좋습니다. 날인한 서류와 인감증명서가 서로 맞는지도 접수 전에 한 번 더 살펴보세요. 서류가 모두 준비되면 신청서의 새 주소를 도로명과 번지 표기까지 정확하게 적어야 보정을 피할 수 있습니다.

관외이전 절차 네 단계

관외이전은 주주총회에서 정관 변경, 이사회 결의, 등기소 접수, 사업자등록 정정 순서로 진행됩니다. 먼저 주주총회를 열어 정관 중 본점 소재지 내용을 고치고, 이어서 이사회에서 본점 이전을 결의합니다. 자본금 10억 원 미만의 소규모 법인은 주주총회를 열지 않고 주주 전원의 서면결의서로 대체할 수 있고, 이때 공증은 필요하지 않습니다.

이사회 결의까지 끝나면 서류를 들고 관할 등기소를 찾거나 인터넷 등기소로 변경등기를 신청합니다. 등기가 끝난 뒤 사업자등록증을 정정하는 것까지가 한 세트입니다.

관외이전은 관내이전보다 결의 단계가 하나 더 있어서, 그만큼 일정 관리가 중요합니다. 특히 소규모 법인이 아니라면 주주총회와 이사회를 각각 열어 의사록을 만들어야 하므로 날짜를 미리 정해 두세요.

단계	내용
1	주주총회에서 정관 변경
2	이사회에서 본점 이전 결의
3	관할 등기소 또는 인터넷 신청
4	사업자등록증 정정

관외이전 필요서류와 상호 확인

관외이전 서류도 이사 수에 따라 갈립니다. 공통으로 본점이전 결정서, 법인도장과 법인인감증명서, 본점이전신청서, 법인등기부등본이 들어갑니다. 소규모 법인은 주주총회의사록 또는 서면결의서 중 한 가지를 내며, 주주총회의사록은 공증이 필요하지만 주주 전원의 서면결의서는 공증이 필요 없습니다.

이사 2인 이하	이사 3인 이상
본점이전 결정서	본점이전 결정서
의사록(공증) 또는 서면결의서	주주총회의사록(공증)
-	이사회의사록(공증)
주주 과반수 인감 서류	주주 3분의 2 초과 인원 인감 서류
법인도장, 법인인감증명서	법인도장, 법인인감증명서
신청서, 등기부등본	신청서, 등기부등본

관외이전에서 특히 놓치기 쉬운 부분은 상호입니다. 같은 관할에 동일한 상호의 법인을 세울 수 없기 때문에, 이전하려는 지역에 같은 상호가 이미 있는지 미리 검색해야 합니다. 이 확인 없이 결의부터 진행하면 접수 단계에서 막혀 처음부터 다시 해야 할 수 있습니다.

기한과 과태료, 중과세 주의점

본점 주소 이전 등기는 주소변경일부터 14일 이내에 신청해야 합니다. 그렇지 않으면 과태료가 부과됩니다. 기한이 지났다면 최대한 빨리 변경등기를 신청하는 것이 최선입니다. 과태료는 통상 1개월에 10만 원 이하로 부과되지만 위반한 개월 수에 비례해 늘어나기 때문입니다.

또 하나 비용 측면에서 확인할 부분이 있습니다. 관외이전 중 과밀억제권역으로 이전하는 경우에는 공과금에 3배의 중과세가 적용됩니다. 이전할 지역이 이에 해당하는지에 따라 비용 차이가 크므로 계약 전에 반드시 알아보세요. 구체적인 세액은 세무 전문가 확인이 필요합니다.

과태료 자체는 한 번에 큰 금액이 아니어도 방치하면 점점 커지는 구조입니다. 이사를 마친 날을 기준으로 2주를 세고, 그 안에 신청서가 접수되도록 역산해서 결의와 서류 준비 일정을 짜는 것이 가장 확실한 방법입니다.

항목	내용
신청 기한	주소변경일부터 14일
지나면	과태료 부과
과태료 수준	통상 1개월 10만 원 이하
시간이 지나면	개월 수에 비례해 증가
과밀억제권역 이전	공과금 3배 중과세

이전 전에 챙길 체크리스트

사무실 계약이 끝났다고 곧바로 등기가 가능한 것은 아닙니다. 새 주소에서 본점으로 쓸 수 있는지, 관내인지 관외인지, 법인의 이사가 몇 명인지를 먼저 정리해야 어떤 서류를 만들지가 정해집니다. 이후 결의, 날인, 신청, 정정의 순서로 움직이면 큰 혼선 없이 끝낼 수 있습니다.

비용은 전자등기를 기준으로 안내되는 경우가 많고, 서류등기로 하면 추가 비용이 생길 수 있습니다. 관내와 관외의 비용이 다르므로 견적을 받을 때 어느 쪽 기준인지 꼭 확인하세요.

순서	확인 사항
1	새 주소의 관내, 관외 여부
2	이사 수에 맞는 서류 구분
3	관외라면 동일 상호 검색
4	이사일로부터 14일 안에 신청
5	등기 후 사업자등록 정정

초기 비용을 줄이면서 본점 주소를 마련하고 싶은 대표님이라면 소호사무실도 하나의 선택지입니다. 월 이용료로 등기 가능한 주소와 우편물 수령 같은 기능을 확보할 수 있어 소규모 법인에서 많이 씁니다. 다만 이전 대상 건물이 등기 주소로 쓸 수 있는지, 계약 조건이 어떤지는 반드시 사전에 확인하세요.

*이 글은 일반적인 정보 제공을 위한 것으로 개별 사안에 대한 법률 자문이 아니며, 비용과 세액은 달라질 수 있으니 법무 또는 세무 전문가에게 확인하시기 바랍니다.*